BASES DE
DATOS ACCESS
Microsoft
Access es un sistema gestor de
bases de datos relacionales (SGBD). Una base de datos suele definirse como un
conjunto de información organizada sistemáticamente. En la terminología propia
de las bases de datos hay tres conceptos claves dentro de las tablas: campo,
registro y dato.
Un campo es cada uno de los
tipos de datos que se van a usar. Se hace referencia a los campos por su
nombre.
Un registro está formado por el conjunto de información en
particular.
Un dato es la intersección entre
un campo y un registro.
Ejemplo:
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COLUMNAS
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Nombre
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Apellidos
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Población
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Provincia
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Teléfono
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País
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Juan
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Martín Gómez
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Madrid
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Madrid
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(91) 333-22-00
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España
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FILAS
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Pedro
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Morales Díaz
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Villacastín
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Avila
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(920) 22-44-55
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España
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Angela
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Campo Santos
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Alcobendas
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Madrid
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(91) 654-89-89
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España
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Elementos de Access
Tablas
Las tablas con el
componente básico o elemental de las bases de datos. O lo que es lo mismo, una
base de datos está principalmente compuesta por varias tablas relacionadas. Las
tablas contienen datos sobre algo o alguien, proveedores, clientes, libros en
una biblioteca, compras, ventas, etc.
Consultas
Las consultas son preguntas
que un usuario hace a la base de datos. Con ellas puede obtener información de
varias tablas y con la estructura que más le interese. Además, las consultas
pueden archivarse de forma que la próxima vez que se quiera hacer la misma
pregunta no tendrá que volver a plantearla, será suficiente con llamar a la
consulta previamente creada. La importancia de las consultas es enorme, de
hecho es la potencia de esta herramienta la que permite que los gestores de
base de datos sean casi imprescindibles en nuestro trabajo diario.
Formularios
Los formularios son un
mecanismo que facilita enormemente la operatoria general con tablas,
principalmente a la hora de mostrar, introducir y modificar datos. Un uso
adecuado de éstos redunda bastante en el nivel de manejabilidad de una
aplicación o de un sistema de información desarrollado con Access.
Tipo de datos
Puede usar la propiedad
Tipo de datos para especificar el tipo de datos almacenado en un campo de una
tabla. El tipo de datos determina aspectos muy importantes sobre los datos que
se podrán introducir en ese campo y sobre el propio campo. En concreto:
La clase de datos que se
podrán introducir en el campo.
El espacio que Access
reservará para los datos que se introduzcan en el campo.
Las operaciones que se
podrán efectuar con los datos de ese campo.
Si se podrá utilizar ese
campo como índice o para ordenar la tabla.
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Valor
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Tipo de datos
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Tamaño
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Texto
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(Predeterminado) Texto o combinaciones de texto y
números, así como números que no requieran cálculos, como los números de
teléfono.
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Hasta 255 caracteres o la longitud que indique la
propiedad Tamaño del campo (el menor de los dos valores).
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Memo
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Texto extenso, o combinación extensa de texto y
números.
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Hasta 65.535 caracteres.
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Numérico
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Datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.
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1, 2, 4 u 8 bytes (16 bytes si el valor de la
propiedad Tamaño del campo es Id. de réplica).
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Fecha/Hora
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Valores de fecha y hora para los años del 100 al
9999.
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8 bytes.
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Moneda
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Valores de moneda y datos numéricos utilizados en
cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre
uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda
del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.
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8 bytes.
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Autonumérico
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Número secuencial (incrementado de uno a uno) único,
o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un
nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumérico no se pueden actualizar.
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4 bytes (16 bytes si el valor de la propiedad Tamaño
del campo es Id. la réplica).
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Sí/No
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Valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre
dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).
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1 bit.
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Objeto OLE
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Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo de
Excel, un documento de Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios)
vinculado o incrustado en una tabla de Access.
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Hasta 1 gigabyte (limitado por el espacio disponible
en disco)
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Hipervínculo
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Texto o combinación de texto y números almacenada
como texto y utilizada como dirección de hipervínculo.
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Cada una de las tres partes del tipo de datos
hipervínculo puede contener hasta 2048 caracteres.
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Asistente para búsquedas
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Crea un campo que permite elegir un valor de otra
tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro
combinado.
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Tamaño igual al del campo clave principal utilizado
para realizar la búsqueda (habitualmente 4 bytes).
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Crear una base de datos en blanco
- En la
página Introducción a Microsoft
Office Access, en Nueva
base de datos en blanco, haga clic en Base de datos en blanco.
- En el
panel Base de datos en blanco,
escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo. Si no especifica una extensión de nombre
de archivo, Access la agrega automáticamente. Para cambiar la ubicación
predeterminada del archivo, haga clic en Buscar una ubicación donde colocar la base de datos
(situado junto al cuadro Nombre de
archivo), busque la nueva ubicación y, a continuación, haga clic en
Aceptar. - Haga clic
en Crear.
Access crea la base de datos con una tabla vacía
denominada Tabla1 y, a continuación, abre Tabla1 en la vista Hoja de datos. El
cursor se sitúa en la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo campo.
- Comience a
escribir para agregar datos o puede pegar datos de otro origen, tal y como
se describe en la sección Copiar datos de otro origen en una tabla de Access.
Escribir información en la vista Hoja de datos es muy
similar a trabajar en una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel 2007. La
estructura de la tabla se crea conforme se escriben los datos: cuando se agrega
una nueva columna a la tabla, se define un nuevo campo. Access define
automáticamente el tipo de datos de cada campo en función de los datos que
escribe.
Si, de momento, no desea incluir información en
Tabla1, haga clic en Cerrar
. Si realizó
cambios en la tabla, Access le pedirá que guarde los cambios efectuados en la
tabla. Haga clic en Sí para
guardar los cambios, haga clic en No
para descartarlos o haga clic en Cancelar
para dejar la tabla abierta.
Importante Si cierra Tabla1 sin
guardar los cambios al menos una vez, Access elimina toda la tabla, aunque haya
escrito datos en ella.
Agregar una tabla
Puede agregar nuevas tablas a una base de datos
existente mediante los comandos del grupo Tablas en la ficha Crear.
Crear una tabla empezando en
la vista Hoja de datos En la vista Hoja de datos, puede escribir datos
inmediatamente y dejar que Access cree la estructura de la tabla en segundo
plano. Los nombres de los campos se asignan mediante números (Campo1, Campo2,
etc.) y Access define automáticamente el tipo de datos de cada campo en función
de los datos que escribe.
- En el
grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla.
Access crea la tabla y selecciona la primera celda
vacía de la columna Agregar nuevo campo.
Nota Si no ve una columna Agregar nuevo campo, puede que se
encuentre en la vista Diseño en lugar de en la vista Hoja de datos. Para
cambiar a la vista Hoja de datos, haga doble clic en la tabla del panel de
exploración. Access pide un nombre para guardar la nueva tabla y, a
continuación, cambia a la vista Hoja de datos.
- En el
grupo Campos y columnas de
la ficha Hoja de datos,
haga clic en Nuevo campo.
Access muestra el panel Plantillas de campos, que contiene una lista de los tipos de
campos utilizados habitualmente. Si hace doble clic en alguno de estos campos o
lo arrastra a la hoja de datos, Access agregará un campo por ese nombre y
establecerá sus propiedades en los valores correspondientes a ese tipo de
campo. Puede cambiar las propiedades más adelante si lo desea. Si arrastra el campo,
deberá arrastrarlo hasta un área de la hoja de datos que contenga datos.
Aparece una barra de inserción vertical, que le indica dónde se colocará el
campo.
- Para
agregar datos, comience a escribir en la primera celda vacía o pegue datos
de otro origen, tal y como se describe en la sección Copiar datos de otro origen en una tabla de Access.
- Para
cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el encabezado
de columna y escriba el nuevo nombre.
Es recomendable asignar un nombre significativo a cada
campo que le permita saber qué contiene cuando lo examine en el panel Lista de campos.
- Para mover
una columna, haga clic en su encabezado para seleccionar la columna y, a
continuación, arrastre la columna a la ubicación que desee.
Puede seleccionar también varias columnas contiguas y
arrastrarlas todas de una vez a una nueva ubicación. Para seleccionar varias
columnas contiguas, haga clic en el título de la primera columna y, a
continuación, con la tecla MAYÚS presionada, haga clic en el título de la
última columna.
Crear una tabla empezando en la vista Diseño En la vista
Diseño, cree primero la estructura de la nueva tabla. A continuación, cambie a
la vista Hoja de datos para escribir datos o introduzca datos mediante otro
método, como pegar o importar.
- En el
grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Diseño de tabla.
- Para cada
campo de la tabla, escriba un nombre en la columna Nombre del campo y, a continuación, seleccione un tipo de
datos de la lista Tipo de datos.
Nota Si no ve las columnas Nombre de campo y Tipo de datos, puede que se encuentre
en la vista Hoja de datos en lugar de la vista Diseño. Para cambiar a la vista
Diseño, haga clic con el botón secundario en el panel de exploración y luego
haga clic en la Vista Diseño
. Access pide
un nombre para la nueva tabla y, a continuación, cambia a la vista Diseño.
- Si lo desea, puede escribir una descripción para cada campo en la
columna Descripción. La
descripción se muestra en la barra de estado cuando el cursor se sitúa en
ese campo en la vista Hoja de datos. La descripción se usa también como
texto de la barra de estado para los controles de un formulario o informe
que se crean arrastrando el campo desde el panel Lista de campos, y para los controles que se crean para ese
campo mediante el Asistente para formularios o el Asistente para informes.
- Después de agregar todos los campos, guarde la tabla:
- Haga clic en el botón de
Microsoft Office
y, a
continuación, haga clic en Guardar
o presione CTRL+G.
- Puede
empezar a escribir datos en la tabla en cualquier momento cambiando a la
vista Hoja de datos y haciendo clic en la primera celda vacía. Puede pegar
también datos de otro origen, tal como se describe en la sección Copiar datos de otro origen
en una tabla de Access.
Definir propiedades de campo en la Vista Diseño Independientemente
de cómo haya creado la tabla, es conveniente examinar y definir las propiedades
de los campos. Esto sólo se puede hacer en la vista Diseño. Para cambiar a la
vista Diseño, haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla en
el panel de exploración y, a continuación, haga clic en la Vista Diseño.
Para ver las propiedades de un campo, haga clic en el campo en la cuadrícula de
diseño. Las propiedades aparecen debajo de la cuadrícula de diseño, bajo Propiedades
del campo.
Para ver una descripción de cada propiedad del campo,
haga clic en la propiedad y lea la descripción en el cuadro situado junto a la
lista de propiedades bajo Propiedades del campo. Puede obtener
información más detallada presionando F1.
En la tabla siguiente se describen algunas de las
propiedades de campo que suelen ajustarse.
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Propiedad
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Descripción
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Tamaño del campo
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Para los campos de texto, esta propiedad define el número máximo de
caracteres que se puede almacenar en el campo. El valor máximo es 255. Para
los campos numéricos, esta propiedad define el tipo de número que se va a
almacenar (Entero largo, Doble, etc.). Para permitir un almacenamiento de los
datos más eficaz, es aconsejable asignar la menor cantidad de espacio
prevista para los datos. Puede aumentar ese valor posteriormente si cambian
sus necesidades.
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Formato
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Esta propiedad define el modo en que se muestran los datos. No afecta a
los datos reales cuando se almacenan en el campo. Puede seleccionar un
formato predefinido o especificar un formato personalizado.
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Máscara de entrada
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Utilice esta propiedad para especificar un modelo para todos los datos
que se incluyan en este campo. De este modo, se asegurará de que todos los
datos se escriben correctamente y contienen el número de caracteres
necesario. Para obtener ayuda en la creación de una máscara de entrada, haga
clic en
 situado en
el margen derecho del cuadro de propiedades.
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Valor predeterminado
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Utilice esta propiedad para especificar el valor predeterminado que
aparecerá en este campo cada vez que se agregue un nuevo registro. Por
ejemplo, si hay un campo de fecha/hora en el que siempre desea registrar la
fecha en la que se agregó el registro, puede escribir "Fecha()"
(sin las comillas dobles) como valor predeterminado.
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Requerido
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Esta propiedad indica si un valor es necesario en este campo. Si
establece esta propiedad en Sí, Access no permite que se agregue un
nuevo registro a menos que se especifique un valor para este campo.
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Copiar los datos de otro origen en
una tabla de Access
Si los datos están almacenados en otro programa, como
Office Excel 2007, puede copiarlos y pegarlos en una tabla de Access. En
general, este proceso funciona mejor si los datos ya están separados en
columnas, como ocurre en las hojas de cálculo de Excel. Si los datos están en
un programa de procesamiento de texto, es conveniente separar las columnas de
datos con tabulaciones o convertir los datos en una tabla en el programa de
procesamiento de texto antes de copiar los datos. Si los datos requieren
modificación o algún tipo de manipulación (por ejemplo, separar los nombres
completos en nombres y apellidos), quizás prefiera realizar esta operación
antes de copiar los datos, especialmente si no está familiarizado con Access.
Cuando pegue los datos en una tabla vacía, Access
definirá el tipo de datos de cada campo de acuerdo con la clase de datos que
encuentre. Por ejemplo, si un campo pegado no contiene más que valores de
fecha, Access aplica el tipo de datos Fecha/Hora a ese campo. Si el campo
pegado sólo contiene las palabras "sí" y "no", Access
aplica el tipo de datos Sí/No al campo.
Access asigna nombres a los campos dependiendo de lo
que encuentre en la primera fila de datos pegados. Si la primera fila de datos
pegados es del mismo tipo que las filas siguientes, Access determina que la
primera fila forma parte de los datos y asigna nombres de campo genéricos (F1,
F2, etc.). Si la primera fila de datos pegados no es similar a las siguientes
filas, Access determina que la primera fila consiste en nombres de campos. Access
asigna nombres a los campos en consecuencia y no se incluye la primera fila en
los datos.
Si Access asigna nombres de campo genéricos, deberá
cambiar los nombres de los campos lo antes posible para evitar confusiones.Siga
este procedimiento:
- Guarde la tabla.
- Haga clic en el botón de Microsoft Office
y, a
continuación, haga clic en Guardar o presione CTRL+G.
- En la vista Hoja de datos, haga doble clic en cada encabezado de
columna y, a continuación, escriba un nombre de campo válido para cada
columna. Puede parecer que está escribiendo datos, pero la fila de
encabezado de columna contiene nombres de campo y no contiene datos.
- Guarde la tabla de nuevo.
Nota Puede cambiar también el nombre de los
campos editándolos en la vista Diseño. Para cambiar a la vista Diseño, haga
clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla en el panel
de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Diseño. Para
cambiar a la vista Hoja de datos, haga doble clic en la tabla en el panel de
exploración.
Importar, anexar o vincular a datos
de otro origen
Es posible que tenga datos almacenados en otro
programa y desee importar esos datos a una nueva tabla o anexarlos a una tabla
existente de Access. O tal vez trabaje con personas que almacenan sus datos en
otros programas y desee trabajar con esos datos en Access vinculándose a los
mismos. En cualquier caso, Access permite trabajar fácilmente con datos de
otros orígenes. Puede importarlos de una hoja de cálculo de Excel, de una tabla
de otra base de datos de Access, de una lista de Windows SharePoint Services
3.0 o de diversos otros orígenes. El proceso que se usa varía ligeramente en
función del origen, pero para empezar puede utilizar el procedimiento
siguiente.
- En Access, en la ficha Datos Externos, en el grupo Importar,
haga clic en el comando correspondiente al tipo de archivo que va a
importar.
Por ejemplo, si va a importar datos de una hoja de
cálculo de Excel, haga clic en Excel. Si no aparece el tipo de programa
que necesita, haga clic en Más.
Nota Si no encuentra el tipo de formato
correcto en el grupo Importar, tal vez necesite iniciar el programa en
el que creó originalmente los datos y, a continuación, usar ese programa para
guardar los datos en un formato de archivo común (como un archivo de texto delimitado (archivo de texto delimitado: archivo que
contiene datos donde los valores de campo individuales están separados por un
carácter, como una coma o una tabulación.)) e importar los datos a Access.
- En el
cuadro de diálogo Obtener datos externos, haga clic en Examinar
para buscar el archivo de datos de origen o escriba la ruta de acceso
completa del archivo de datos de origen en el cuadro Nombre de archivo.
- Haga clic
en la opción que desee (todos los programas permiten importar y algunos
permiten anexar o vincular) bajo Especifique cómo y dónde desea
almacenar los datos en la base de datos actual. Puede crear una nueva
tabla que use los datos importados, o bien, (con algunos programas) puede
anexar los datos a una tabla existente o crear una tabla vinculada que
mantenga un vínculo a los datos del programa de origen.
- Si se
inicia un asistente, siga las instrucciones que aparecen en las páginas
del asistente. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.
Si importa objetos o vincula tablas de una base de
datos de Access, aparece el cuadro de diálogo Importar objetos o Vincular
tablas. Elija los elementos que desee y haga clic en Aceptar.
El proceso exacto depende de si opta por importar,
anexar o vincular datos.
- Access le
preguntará si desea guardar los detalles de la operación de importación
que acaba de realizar. Si cree que en el futuro volverá a realizar la
misma operación de importación, haga clic en Guardar los pasos de la importación
y especifique los detalles. Puede repetir fácilmente la operación más
adelante haciendo clic en Importaciones guardadas
en el
grupo Importar de la ficha Datos externos. Si no desea
guardar los detalles de la operación, haga clic en Cerrar.
Si opta por importar una tabla, Access importa los
datos a una nueva tabla y, a continuación, muestra la tabla bajo el grupo Tablas
en el panel de exploración. Si opta por anexar datos a una tabla existente, los
datos se agregan a esa tabla. Si opta por vincular a datos, Access crea una
tabla vinculada bajo el grupo Tablas en el panel de exploración.
Para obtener información más específica sobre cómo
importar varios tipos de datos a Access, vea los vínculos de la sección Vea
también.
Abrir una base de datos de Access existente
- Haga clic en el botón de Microsoft Office
y, a
continuación, haga clic en Abrir.
- En el
cuadro de diálogo Abrir, vaya a la base de datos que desee abrir.
- Siga uno
de estos procedimientos:
- Haga doble clic en la base de datos para abrirla en el modo
predeterminado especificado en el cuadro de diálogo Opciones de Access
o en el modo establecido por una directiva administrativa.
- Haga clic en Abrir para abrir la base de datos para acceso
compartido en un entorno de multiusuario, de manera que cualquier usuario
pueda leer y escribir en la base de datos.
- Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a
continuación, en Abrir en modo sólo lectura para abrir la base de
datos en acceso de sólo lectura y, de esta forma, poder verla pero no
editarla. Otros usuarios pueden seguir leyendo y escribiendo en la base
de datos.
- Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a
continuación, en Abrir en modo exclusivo para abrir la base de
datos en acceso exclusivo. Cuando tiene una base de datos abierta en
acceso exclusivo, cualquiera que intente abrir la base de datos recibe el
mensaje "el archivo ya está en uso".
- Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a
continuación, en Abrir en modo exclusivo de sólo lectura para
abrir la base de datos en acceso exclusivo. Otros usuarios pueden seguir
abriendo la base de datos pero estarán limitados al modo de sólo lectura.
Si no encuentra la base de datos que desea abrir
- En el
cuadro de diálogo Abrir, haga clic en Mi PC, o bien, haga
clic en Mi PC en la lista desplegable Buscar en.
- En la
lista de unidades, haga clic con el botón secundario del mouse en
la unidad en la que cree que podría estar la base de datos y, a continuación,
haga clic en Buscar.
- Escriba
los criterios de búsqueda en el cuadro de diálogo Resultados de la
búsqueda y, a continuación, haga clic en Buscar para buscar la
base de datos.
- Si
encuentra la base de datos, haga doble clic en ella para abrirla.
- Debe hacer
clic en Cancelar en el cuadro de diálogo Abrir para que la
base de datos se abra. A continuación, cierre el cuadro de diálogo Resultados
de la búsqueda.
Nota Puede abrir directamente un archivo de
datos en un formato de archivo externo, como dBASE, Paradox, Microsoft Exchange
o Excel. Puede abrir también directamente cualquier origen de datos ODBC (origen de datos ODBC: datos e información necesaria
para tener acceso a esos datos desde programas y bases de datos que admitan el
protocolo ODBC (conectividad abierta de bases de datos).), como Microsoft SQL Server o
Microsoft FoxPro. Access crea automáticamente una nueva base de datos de Access
en la misma carpeta que el archivo de datos y agrega vínculos a cada tabla de
la base de datos externa.
Sugerencias
- Para abrir
una de las últimas bases de datos abiertas, haga clic en el nombre de
archivo de esa base de datos en la lista Abrir base de datos reciente
en la página Introducción a Microsoft Office Access. Access abrirá
la base de datos con la misma configuración de opciones que tenía cuando
se abrió por última vez. Si no se muestra la lista de archivos
recientemente utilizados, haga clic en el botón Microsoft Office
y, a
continuación, en Opciones de Access. En el cuadro de diálogo Opciones
de Access, haga clic en Avanzadas. En Mostrar, escriba
el número de documentos que se van a mostrar en la lista Documentos
recientes, hasta un máximo de nueve.
- Si va a
abrir una base de datos haciendo clic en el botón Microsoft Office
y
utilizando el comando Abrir, puede ver una lista de accesos
directos a bases de datos que ha abierto anteriormente haciendo clic en Documentos
recientes en el cuadro de diálogo Abrir.
Para obtener más información sobre cómo abrir bases de
datos de Access existentes, vea los vínculos en la sección Vea también
de este artículo.
BIBLIOGRAFÌA
Ø http://www.galeon.com/ortihuela/access.htm
Øhttp://office.microsoft.com/es-hn/access-help/crear-una-nueva-base-de-datos-HA010037837.aspx
